- Le choix de l’objet du mail
L’objet du mail est le 1er élément visualisé par le destinataire, et conditionne souvent son ouverture.
– Veillez à éviter toutes fautes d’orthographe, votre réputation est en jeu.
– Trouvez un objet accrocheur, pour être lu immédiatement. - La rédaction du corps du message
Au moment de rédiger votre email, 2 règles à respecter :
– Adoptez un ton adapté à la relation que vous entretenez avec le destinataire. Calquez-vous sur les emails que vous recevez vous-même du destinataire. User d’abréviations et d’émoticônes semblerait déplacé en certaines circonstances, tout comme le vouvoiement ou un « cordialement » paraîtrait aberrants aux yeux d’une relation de travail proche.
– Structurez le texte. La lecture de votre courriel doit être fluide, votre interlocuteur doit facilement comprendre l’objectif de votre message. Pour cela, utilisez des phrases concises : une idée = 1 phrase. Si vous attendez des réponses à de multiples questions, l’usage d’une numérotation ou de tirets est utile : sur cette trame, votre interlocuteur répond à chacune de vos interrogations. - L’aspect design
Le gras, une police d’écriture spécifique, une signature électronique avec logo, de la couleur… autant d’éléments qui rendent la lecture de votre courriel plus agréable, pour inciter le lecteur à vous répondre. - La sélection des destinataires
Une pratique répandue incite à inclure un nombre démesuré de destinataires en cc ou en cci. Une pratique qui a tendance à exaspérer les destinataires non concernés, qui ont le sentiment – à juste titre – de perdre leur temps à consulter sans cesse les échanges de la boucle. A l’heure où le courriel est omniprésent, identifiez l’interlocuteur pertinent. Et dans le cadre d’un message aux destinataires multiples, attention à évaluer la pertinence de « répondre à tous ». - Le bon timing
Tout comme vous, votre destinataire n’ouvre pas ses courriels professionnels le week-end ni tard le soir. Et au moment de consulter sa boîte de messagerie le lundi matin, les courriels se sont accumulés et le vôtre est noyé dans la masse. Si l’envie vous prend le samedi, réfrénez-la jusqu’au lundi en fin de matinée, lorsque votre interlocuteur est parfaitement opérationnel au bureau. - La relance
Vous ne recevez pas de réponse à votre courriel, malgré tout le soin apporté à sa rédaction ? Après un laps de temps raisonnable et adapté à l’urgence de votre requête, vous pouvez relancer votre interlocuteur par téléphone, il y est peut-être plus réactif.